Gutschein-System – Handbuch

Zugang

Dashboard: shop.hotel-guenter.de → Login mit Benutzername + Passwort. Zugangsdaten sind in Bitwarden gespeichert.

Gutschein verkaufen – Kurzanleitung

Dashboard → „Verkaufen“
Wertgutschein: Betrag eingeben. Frühstück: Anzahl Erw./Kinder eingeben.
Käuferdaten ausfüllen
Anrede, Name (Pflicht), E-Mail, Adresse. Design auswählen.
„Rechnung erstellen“ klicken
ibelsa-Rechnung wird automatisch angelegt.
Zahlung kassieren
Im ibelsa Cashmaster den Kunden suchen und Zahlung durchführen (Bar, EC, Karte).
Im Dashboard „Gutschein aktivieren“
Zahlungsart auswählen → Gutschein ist aktiv, PDF öffnet sich zum Drucken, E-Mail geht raus.

Wichtig: Ohne „Gutschein aktivieren“ bleibt der Gutschein ungültig!

Versand per Post: Wenn der Gast „Per Post“ wählt, wird der Gutschein automatisch über einen externen Dienstleister verschickt. Du musst nichts weiter tun. Bei Fragen zum Postversand wende dich an Kevin.

Gutschein einlösen

Dashboard → „Einlösen“ → Code eingeben/scannen → „Prüfen“.

Frühstück

Alte Frühstücksgutscheine: Ursprüngliche Frühstückszusage und Verkauf vor dem bestätigten Start der neuen Shoppreise prüfen. Der Shopstart kann nach dem Buchungswechsel in ibelsa liegen. Dann bei der Frühstückseinlösung die Checkbox für den geprüften Altgutschein aktivieren: Erwachsene 14,50 €, Kinder 7–12 Jahre 8,00 €. Ein alter Wertgutschein allein genügt nicht. Der alte 29-€-Gutschein für zwei Erwachsene wird damit ohne Nachzahlung eingelöst; bei einem Erwachsenen bleiben 14,50 € Guthaben. Betrag und Restwert vor dem Absenden prüfen. Ist die Checkbox gesperrt, bitte Kevin kontaktieren. Keine parallele manuelle Rechnung und keinen Ersatzweg über „Sonstiges“ oder eine erfundene Reservierung verwenden.

Anzahl Erw./Kinder eingeben → Betrag wird berechnet
Gastdaten eingeben, „Jetzt einlösen“ klicken
Rechnung wird automatisch in ibelsa erstellt

Frühstück bei alten Hotelbuchungen: Bereits gebuchte ÜF-Reservierungen sind laut Kevin korrekt erhalten. Bei einer vor dem Buchungswechsel angelegten Reservierung ohne Frühstück und späterer Zubuchung in der Rechnung den Artikel „Frühstück – Altpreis“ zu 9,50 € verwenden. Diese Hotelregel ist von der Altgutschein-Checkbox für externe Frühstücksgutscheine zu unterscheiden.

Übernachtung

Reservierungsnummer eingeben → „Suchen“
Betrag festlegen, „Jetzt einlösen“ klicken
Zahlung manuell in ibelsa auf die Reservierung buchen! (Zahlung → Einlösebetrag → Zahlungsart Gutschein → Zahlung speichern)

Restwert reicht nicht? Das System erstellt 2 Rechnungen: eine für den Gutscheinwert (automatisch geschlossen) und eine für den Restbetrag → bitte vom Gast kassieren!

Gutschein stornieren

Dashboard → „Stornieren“ → Code eingeben → bestätigen. Erstattung muss separat über fanz/Adyen laufen.

Online-Shop

Gäste können Gutscheine selbst kaufen unter shop.hotel-guenter.de/shop.html. Läuft komplett automatisch (Zahlung → PDF → E-Mail → ibelsa-Rechnung). Du musst nichts tun – die Gutscheine tauchen einfach im Dashboard auf.

Status-Übersicht

Status	Bedeutung
Aktiv	Gültig, kann eingelöst werden
Teileingelöst	Teilweise eingelöst, Restwert vorhanden
Eingelöst	Komplett aufgebraucht
Zahlung ausstehend	Rezeptionsverkauf, Zahlung noch offen
Ausstehend	Online-Kauf, Zahlung noch offen
Storniert	Storniert, nicht mehr gültig

Häufige Fragen

Code wird nicht gefunden?

Exakt eingeben (Großbuchstaben, keine Leerzeichen). Ältere Gutscheine müssen ggf. erst über „Erfassen“ angelegt werden.

Gast hat keine E-Mail bekommen?

Spam-Ordner prüfen. Im Dashboard die Gutschein-Details öffnen und E-Mail-Adresse checken.

Technisches Problem?

Kurze Nachricht an Kevin – Fehler werden automatisch protokolliert.

Gutscheinarten & Steuer

Alle Gutscheine sind Mehrzweckgutscheine (§ 3 Abs. 15 UStG). Beim Verkauf fällt keine USt. an (0%). Die USt. wird erst bei Einlösung fällig.

Typ	Betrag	USt. Verkauf	USt. Einlösung
Wertgutschein	Frei wählbar	0%	Je nach Leistung
Frühstück Erw.	17,50 €	0%	Speisen 7% / Getränke 19%
Frühstück Kind	9,00 €	0%	Speisen 7% / Getränke 19%

Gültigkeit: 3 Jahre ab Kauf (bis 31.12. des dritten Jahres, § 195 BGB).

Excel-Export für Steuerberater

Dashboard → „Export“ → Jahr auswählen → Excel herunterladen.

Die Datei enthält 3 Blätter:

Gutscheine – Alle Gutscheine des Jahres (Code, Käufer, Wert, Status, Rechnungsnr.)
Einlösungen – Alle Einlösungen (Datum, Betrag, Einlöser, Rechnungsnr.)
Zusammenfassung – Summen und Kennzahlen

Rechnungsnummern korrespondieren mit den ibelsa-Cashmaster-Rechnungen.

Bestehende Gutscheine erfassen

Für Gutscheine, die vor dem System verkauft wurden:

Dashboard → „Erfassen“ → Code (mindestens 8 Zeichen), Anfangswert, Restwert, Käufer und Datum eingeben und mit dem Kulanz-/Lösch-Passwort bestätigen (nur Geschäftsleitung). Der Gutschein ist sofort aktiv und kann über das Dashboard eingelöst werden.

Automatische Bereinigung

Nicht bezahlte Gutscheine (Status „Ausstehend“) werden täglich um 8:00 Uhr automatisch gelöscht, wenn sie älter als 24 Stunden sind.

Fragen?

Bei allem rund ums System – kurze Nachricht an Kevin.